Další videa naleznete v sekci Reference.


„Lépe než se spoléhat na zaujaté názory jednotlivých výrobců ERP systémů, je lepší přivést do projektu třetí stranu – konzultační společnost. Cílem těchto firem je pomoci podnikům vytřídit všechny varianty a pomoci vybrat takové řešení, které je pro podnik nejvhodnější. “

obrázek

„Jedním z hlavních důvodů špatného výběru ERP systému je pochopitelný nedostatek odborných znalostí v podniku. Zkušení konzultanti mohou poskytnout informace ke všem informačním systémům ERP, které jsou dostupné na trhu, k jejich funkcionalitě a hlavně – mohou pomoci rozhodnout, jestli určitý požadavek přinese hodnotu uživateli a firmě.“

obrázek

Výběr ERP systému

Úspěšná implementace ERP systému (podnikového informačního systému) je kritickým faktorem úspěchu společnosti každé velikosti (platí pro malé, střední i velké firmy). Výběr ERP systému a poté jeho úspěšná implementace obsahuje nemalé množství činností a fází, které mají své pořadí a důležitost. Některé podniky volí cestu samostatného výběru ERP systému, zatímco jiné, vědomy si složitosti a důležitosti celého procesu, volí spolupráci se specialistou na výběry ERP systémů – s konzultační firmou, tzv. ERP konzultantem.

obrázek

Výzkum organizace GAO je sice už pár let starý, ale máme důvod se domnívat, že je dnes situace lepší? Chcete patřit mezi těch 16% úspěšných implementací ERP?

Kolikrát jste od jiných firem, které implementovaly ERP systém, slyšeli, žeLepitko-na-web-1

  • systém stál mnohem víc peněz, než jsme očekávali,
  • při rozjezdu systému firma několik dní stála,
  • lidi s ním pořádně neumí pracovat,
  • padají z něj nepravdivá data – nedá se na ně spolehnout,
  • dodnes nefunguje, jak má …

 

a kolikrát jste slyšeli, že

  • vše šlo, jak mělo,
  • zaplatili jsme přesně tolik, kolik bylo slíbeno,
  • nebyly žádné velké problémy,
  • lidi jsou perfektně vyškolení a spokojení, že jim systém pomáhá …?

 

Z vlastní zkušenosti víme, že mnohem častější jsou ty první uvedené příklady.
Chyby v těchto projektech se obvykle opakují a bylo by jich výrazně méně, kdyby zákazník využil pomoc odborníka, který tyto chyby zná a dokáže jim předejít – poradce ERP (můžeme říci, že poradce je vlastně takovým „stavebním dozorem“). Ostatně není žádným tajemstvím, že našimi nejlepšími zákazníky jsou podniky, které si už podobným projektem prošly a výsledek nebyl – mírně řečeno – podle jejich představ.

Kompletní organizace výběrového řízení na informační systém ERP zahrnuje:

Lepitko-na-web-vyber-2

  • Provedení přípravných činností (analýza, definice problémů, požadavků na ERP, cílů projektu ERP, kritérií výběru atd.)
  • Předkolo výběru ERP (oslovení širšího spektra dodavatelů informačních systémů, příprava poptávkového dokumentu, definice nabídek, vyhodnocení)
  • 1. kolo výběru ERP (příprava a organizace prezentací, vyhodnocení)
  • 2. kolo výběru ERP (příprava referenčních návštěv, organizace workshopů, vyhodnocení)
  • Vyjednávání s vítězem (asistence při vyjednávání o podmínkách smluv, spolupráce při tvorbě harmonogramu implementace ERP systému atd.)
  • Odborný dohled nad projektem implementace ERP informačního systému

 

Důležité: ERP systém vybírá a všechna rozhodnutí činí vždy zákazník, ne poradce!

Je iluzorní se domnívat, že do vašeho podnik přijede poradce, který za vás vše zařídí a systém sám vybere, takže případně obavy, že vás bude konzultant tlačit do konkrétního ERP systému jsou – přinejmenším v naší firmě – zcela liché. Poradce je „stavební dozor“ na vašem projektu, který vám bude ukazovat možné varianty a nastíní vám důsledky vašich rozhodnutí, jakou cestou se však vydáte je zcela na vás.

ERP Konzultanti z A.B. Andersson jsou sami bývalí implementátoři ERP, kteří dobře znají úskalí každého ERP projektu. Během celého procesu výběrového řízení

  • provádějí činnosti uvedené v předchozím odstavci,
  • upozorňují na problémy, které mohou nastat, s dostatečným předstihem,
  • předem upozorňují na typické chyby na straně zákazníka i dodavatele, nikoliv až poté, kdy nastanou,
  • sledují, zda-li dodavatel nepoužívá některé „triky“ pro získání vlastní výhody,
  • poskytují klientovi vlastní know-how z implementačních projektů ERP a mnoho jiného.

 

 

Podrobnější informace o Asistenci při výběru ERP systému

Vedoucí projektu implementace ERP ve středně velké výrobní firmě:


Výběrové řízení na ERP informační systém 1: vlastními silami

Nejdříve jsme si zkusili zorganizovat výběrové řízení na informační systém sami, protože nás tlačil čas. Protože má práce je něco jiného než sledovat informační systémy, na počátku jsem vůbec nevěděl, co je na trhu k dispozici, i když jsem občas něco zaslechl o ERP systému X nebo Y, a tak jsme oslovili asi 60 dodavatelů ERP, z nichž se nám ozvalo asi 30. Vytvořili jsme jakási kritéria výběru a podle nich jsme vybrali 5 informačních systémů – finalistů. Z nich jsme si ale nebyli schopní vybrat, protože jsme je nedokázali rozumně mezi sebou porovnat. Naštěstí jsme mohli spuštění nového ERP systému o rok odložit. Dnes s odstupem času vidím, že 3 z těch 5 finalistů byli pro nás naprosto nevhodní …

Výběrové řízení na ERP informační systém 2: s poradenskou­ firmou

Po těchto zkušenostech jsme se rozhodli, že si na výběr informačního systému najmeme specializovanou firmu, která se této oblasti věnuje a má zkušenosti, které my nemáme. Stojí to sice nějaké peníze, ale díky jejich vedení jsme od počátku věděli, co nás čeká, výběr probíhal podle předem stanovených pravidel a ne že by nebyly žádné problémy, ale bylo to pro nás mnohem jednodušší a přehlednější než ten první vlastní pokus o výběr informačního systému. Díky tomu, že se v tom oboru denně pohybují, nám pomohli si ujasnit, co vlastně můžeme od nového ERP systému očekávat, u spousty našich původních požadavků nám dokázali vysvětlit, jaké to může mít další souvislosti a dopady a tím jsme podle mě předešli poměrně mnohým problémům. Také nám hodně pomohli s administrativou, jako je příprava zadávací dokumentace k projektu ERP, vyhodnocovacích kritérií, zadání pro prezentace dodavatelů ERP i s kontakty s dodavateli informačních systémů, protože komunikace s nimi nebyla vždy jednoduchá. Ocenili jsme, že za nás nikdy nic nerozhodovali a do ničeho nás netlačili, naopak se snažili vždy jen nastínit výhody a nevýhody možných variant a rozhodnout jsme se museli sami, což nás někdy trochu „štvalo”, protože některá rozhodnutí byla velmi složitá.

Implementace ERP systému

Po vybrání informačního systému nám hodně pomohli při sestavování smluv, protože na projektu nastanou situace, které vás prostě předem nenapadnou, když se v tom oboru nepohybujete denně. V současnosti probíhá implementace ERP systému a i když si stále myslím, že jsme si vybrali správně, občas je nutné si na dodavatele trochu „došlápnout” a v tom nám konzultanti také dost vydatně pomáhají. Celkové vyhodnocení jak implementace, tak poradenské firmy můžeme provést až po úspěšném spuštění ERP systému, ale zatím poradci dodrželi, co slíbili.”


 

Postup výběrového řízení na informační systém ERP

Kompletní organizace výběrového řízení na implementaci ERP (podnikového informačního systému) v sobě obsahuje mnoho různých fází, s kterými může poradenská firma pomoci, např.

  • úvodní analýzu podniku a návrh optimalizace,
  • stanovení požadavků na nový informační systém,
  • stanovení kritérií výběru ERP,
  • tvorbu poptávkového dokumentu na ERP systém, jeho vyhodnocení,
  • přípravu prezentací a jejich vyhodnocení,
  • doporučení nejvhodnějšího ERP systému,
  • připomínkování smluv,
  • komunikaci s dodavateli informačních systémů

a mnoho dalších fází a činností, bez kterých se takový projekt neobejde, má-li dopadnout podle představ zákazníka. Po výběru logicky následuje spolupráce při implementaci ERP, kdy dohlížíme na zdárný průběh celého projektu. Během ERP projektu se samozřejmě nevyhneme ani některým prvkům podnikatelského poradenství, které v takovém případě dostává zákazník vlastně zdarma.

Chcete si vybrat ERP informační systém vlastními silami?

Pro podniky, které si i přes všechny nevýhody takové cesty chtějí výběr ERP systému provádět vlastními silami, jsme připravili bezplatný eBook „Jak vybrat ERP systém – srozumitelný průvodce“, který si můžete stáhnout zde.

Pokud ve vašem podniku existuje pracovník, který má podle vašeho názoru dostatek znalostí a zkušeností, aby výběr ERP systému zvládl, a který na to skutečně má čas (počítejte průměrně 1–2 celé dny v týdnu po dobu výběru i implementace informačního systému, což je zhruba 12–18 měsíců u středně velké výrobní firmy), pak je vhodný čas se zamyslet nad tím, co tento pracovník dělá v době, kdy u vás žádný podobně velký projekt neprobíhá. V takovém případě byste měli nejspíše uvažovat o analýze a optimalizaci vašich procesů.

Výběr ERP systému (též bývá nazýván podnikový informační systém, účetní program, podnikový systém, ekonomický software atd.)

a jeho implementace je dlouhodobý a velmi složitý proces, který musí brát ohledy na skutečné potřeby podniku zákazníka (bývá často v rozporu s tím, co si klient myslí, že potřebuje), na jeho zaměření, typ činnosti, procesy, možnosti finanční i personální atd. Je to velká změna, která postihne práci takřka každého pracovníka firmy. S ohledem na výše uvedené nepřekvapí, že pouze cca 16% projektů implementací informačního systému skončí podle plánovaného harmonogramu a rozpočtu a plná třetina takových projektů skončí neúspěšně.

Firmy, které se domnívají, že výběr ERP informačního systému a implementaci ERP zvládnou samy bez asistence ERP poradce – typicky slýcháme „to zvládnou naši pracovníci IT” – pak v konečném součtu obvykle zaplatí za projekt mnohem více peněz a projekt trvá déle než s asistencí poradenské firmy. Pokud nikdo z podniku neprošel od začátku do konce alespoň dvěma projekty implementace informačního systému ERP, je vysoce nepravděpodobné, že podnik dokáže předejít rizikům a problémům, které jsou s každým takovým projektem spojeny, i když v něm pracují jinak excelentní pracovníci IT – implementace ERP systému je něco zcela jiného než správa počítačů, sítí a serverů, což je obvyklá náplň práce pracovníků IT. Implementace informačního systému ERP se týká hlavně procesů a funkčních požadavků jednotlivých oblastí v podniku a samotných informačních technologií se týká jen částečně, i když to tak na první pohled nevypadá. Jsme naopak velmi často poptáváni právě vedoucími IT různých firem, kteří si uvědomují, že jejich obor činnosti je jiný a často slýcháme „mám dost své práce a nemám čas na to, abych k tomu ještě sledoval a vybíral ERP systémy …”.