Cloud, cloud, cloud … Mráček je dnes velmi módní téma. Některé jeho výhody jsou nesporné a některé nevýhody také. Má smysl uvažovat o ERP v cloudu? Přeci jen je rozdíl umístit si někam na internet fotky z dovolené na jedné straně a firemní data na straně druhé. Podívejme se tedy na tu “trendovou oblačnost” trochu podrobněji.

Co je to vlastně cloud?

Poznámka autora: Článek byl napsán v srpnu 2014.

Jako cloud se označuje fyzické umístění software – je nainstalován na serverech poskytovatele služby a zákazník k němu přistupuje přes internet (je to tedy řešení “off-premise” = mimo podnik zákazníka, na rozdíl od “on-premise”, což je klasická instalace ERP na serveru zákazníka). Zákazník platí poskytovateli pravidelné měsíční platby (nájemné), protože si ERP systém pouze pronajímá, nevlastní ho. O náklady na hosting, údržbu hardware a software, zálohy, upgrady atd. se stará poskytovatel služby.

Obchodní důvody až na prvním místě

Technologie jsou velmi užitečná věc, ale business musí být u každého rozhodnutí na prvním místě! Chci-li přejít na nějakou novou technologii, nejdříve si zjistím, jak a zda vůbec to pomůže mému podnikání. Osobně nejsem přítelem bezmyšlenkovitých inovací za každou cenu, osvědčil se mi rozhodovací model

  • zjistit si co nejvíc informací,
  • promyslet,
  • vyzkoušet,
  • porovnat náklady a přínosy, resp. nevýhody a výhody,
  • rozhodnout se.

Když jsem jako neopeřené mládě nastoupil do Procter and Gamble (asi nikdo nebude tvrdit, že je to neúspěšná nebo neinovativní firma), byl jsem pln elánu a chuti do všeho nového. Proto mi dost vadilo, že P&G vyznávalo – přinejmenším v IT oddělení – konzervativní přístup k inovacím. Všude už dávno měli stabilitou proslulé Windows 95 a my jsme pořád jeli na 3.11. Občas se stalo, že někomu z kolegů někdo poslal soubor z novější verze Office, který jsme neuměli otevřít, a kolegyně za námi pak chodily s disketami, ať jim pomůžeme. Jedna byla tak nadšená, přestože jsem jí nepomohl, že mi o pár let později řekla své ANO :-). Můj šéf mi to zdůvodňoval slovy “víš, my jsme konzervativní, my si počkáme, až to jinde vyzkoušejí, a pak se rozhodneme, jestli to uděláme taky nebo ne”. Dnes vidím, jak moudrý to je přístup! Je samozřejmě skvělé využívat nejnovějších technologií, pokud jsem například vývojář, ale pokud vyrábím prací prášky, ICT technologie mi mají umožnit ty prášky vyrábět co nejlépe, nejrychleji a nejlevněji a je zcela lhostejné, jestli je to nejnovější výkřik technologií a nebo 20 let stará aplikace v DOSu. Zkrátka “business first”.

Je cloud opravdu taková novinka?

Jak tento příběh souvisí s cloudem? Velmi! Zeptám se vás jinak. Nemáte pocit, že tady něco jako cloud už bylo? Kované ITáky prosím, aby mě nechytali za slovo, hovořím o principu pronájmu aplikací. Kdo z vás už slyšel zkratky jako

  • ASP (Application Service Providing – už v roce 2003 byl pronájem aplikací považován za jasnou budoucnost),
  • SaaS (Software as a Service),
  • Xaas (Anything as a Service) – sem spadá např. Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS), Storage as a Service (a máme tu opět SaaS), Network as a Service (NaaS), Communications as a Service (CaaS), Monitoring as a Service (MaaS) a další aaSy…
  • Pay as you go

Prosadila se nějak výrazně některá z těchto zkratek v oblasti ERP v Česku nebo na Slovensku? Řekl bych, že zatím ne, ale cloud se pomalu a plíživě vkrádá i do této oblasti doposud jasně dominované instalacemi systémů přímo v podnicích zákazníků. A ono to možná ani tak pomalé nebude.

ERP výzkum společnosti Gartner

Podívejme se na výsledky průzkumu provedeného společností Gartner z ledna 2014. Jednalo se o plány firem s obratem nad 10 mil. dolarů na zavedení cloudového ERP, výzkum probíhal na celém světě.
Červená výseč, 2% – to jsou ti, kteří cloudové ERP už mají. Mnohem zajímavější je ale podívat se na zelenou a modrou výseč, to jsou firmy, které do 5 let plánují přejít na cloudové ERP, a to už je pořádná masa. A nezapomínejme ani na těch 17%, kteří zatím nevědí, pravděpodobně se někteří z nich pro implementaci cloudového ERP rozhodnou také. Pokud tyto plány vyjdou, do 5 let bude mít téměř polovina firem cloudové ERP a na to by i J.A. Komenský musel říci “wow”. Naproti tomu zhruba 30% firem rozhodně neplánuje přejít na cloudové ERP v dohledné budoucnosti, jedná se především o výrobní podniky. Ovšem podle MintJutras (přední výzkumná společnost sledující trendy ERP) je i u výrobních a distribučních firem patrný trend přechodu na SaaS aplikace, odhadují růst ze současných 22% na 45% za 10 let. Nechme se překvapit.
Faktická poznámka: vlastní zkušenost je taková, že firmy sice plánují inovace v oblasti ERP, ale pak jim trvá roky se opravdu rozhodnout a projekt zrealizovat, dost často se tak děje, až když je situace v oblasti stávajícího systému neudržitelná (např. dodavatel ERP ho přestane podporovat, hroutí se některé procesy atd.). Jsem tedy sám zvědav, zda se tato předpověď naplní.

Výhody ERP v cloudu

Jako vždy i v případě souboje “klasické ERP versus cloudové ERP” má každá z variant svá pro a proti, přičemž některé uvedené body mohou být pro někoho výhodou a pro někoho nevýhodou. Uvedené hodnocení je obecné a může nastat situace, kdy v konkrétním případě bude řešení jiné (např. dodavatel ERP může poskytovat zcela stejnou funkcionalitu v klasickém i cloudovém řešení, takže nebude v tomto konkrétním případě platit, že cloudové ERP má omezenější funkcionalitu). Pojďme se tedy podívat na výhody cloudu.

  • Nižší počáteční náklady, rychlejší a levnější implementace. Zákazník si nemusí kupovat licence systému. Pokud má rozumnou infrastrukturu, nemusí do ní investovat. Během provozu se pak poskytovateli platí poplatek z pronájmu – nájemné. Zde se sluší připomenout, že nájem se platí za funkcionalitu, kterou podnik skutečně používá a ne za to, co si možná v počáteční euforii nepříliš rozvážně koupil a později se ukázalo, že se nebude využívat.
  • Nižší náklady na ICT. S výjimkou běžných pracovních stanic a jejich vybavení není nutné udržovat hardware a sofware.
  • Rychlejší vstup na nové trhy. Souvisí s prvním bodem. Pokud podnik vstupuje na nový trh, může už v krátkém čase využívat plnohodnotného ERP, zatímco u klasické implementace (a to i kdyby se jednalo jen o tzv. roll-out, tedy zkopírování nastavení systému mateřské firmy) by implementace a spuštění ERP do provozu trvalo významně déle.
  • Flexibilita. Snadnější a rychlejší zavedení nové aplikace, zvýšení výkonu, kapacity atd., než když máme celý systém ve vlastnictví a musíme se postarat i o hardware. Dále se nabízí možnost dočasného zvýšení výkonu (např. když máme prodejní špičku, když se objeví nová prodejní příležitost) a pak zase návrat k původnímu = levnějšímu nastavení. Zvýšení kapacity u tradičního přístupu trvá v lepším případě dny, v horším týdny, v případě cloudu se jedná o minuty až hodiny.
  • Škálovatelnost – schopnost zvládnout nápor i ekonomický provoz v době, kdy plný výkon není třeba, viz předchozí bod. Kromě toho dvoustupňový systém umožňuje nasazení plné funkcionality ve velké firmě a omezené (a tedy jednodušší) v menší dceřiné nebo sesterské firmě.

    Dvoustupňový ERP systém (two-tier ERP)
    Tento trend se stále více prosazuje u globálních firem, které pochopily, že není nutné, aby byl stejný ERP systém provozován v centrále, případně dalších velkých dceřiných společnostech, a zároveň v malých dcerkách, pro které je velký systém tzv. “kladivem na mravence” a oprávněnou noční můrou. Právě pro tento typ firem je cloud vhodným řešením jejich ERP systémů.

  • Dodavatel se stará o běh a údržbu hardware, o nastavení software, o zálohování, přechody na vyšší verze (upgrade), řeší jakékoliv technické problémy.
  • Predikovatelné cash-flow. Zákazník platí pravidelné měsíční poplatky bez výraznějších výkyvů.
  • Některé aplikace by na staré technologii klasických ERP vůbec nebylo možné nebo by bylo přinejmenším obtížné realizovat.
  • Snadné zobrazení na mobilních zařízeních. Cloudové ERP jsou již vystavěny na webových technologiích a jsou proto přímo stvořené pro zobrazování na mobilních zařízeních. Klasické ERP systémy také obvykle umožňují vzdálený přístup přes chytré telefony atd., ale jsou přeci jen navrženy pro práci na stolních počítačích a noteboocích.
    Poznámka k mobilitě: dovedu si představit, že si manažer nebo obchodník na cestách přes mobilní telefon zobrazí výkaz nebo najde určité informace, které potřebuje. Ovšem představa, že by např. účetní či fakturantka z domova zadávala do systému faktury přes malý displej telefonu je dost děsivá … Takže ano, mobilita je důležitá, ale určitě ne samospasitelná a podle mého názoru jsou důležitější kritéria výběru ERP systému, protože většina běžných činností vykonávaných v ERP systému se mnohem lépe provádí na tradičních PC.
  • Lepší úroveň zabezpečení. Viz následující kapitola.
  • Koncentrace na vlastní podnikatelskou činnost. Využití cloudového ERP je outsourcing jako každý jiný a jednou z hlavních výhod outsourcingu je možnost soustředit se na vlastní obor podnikání a podpůrné činnosti nakupovat externě. Pro poskytovatele cloudu je provoz ERP systému jeho hlavní podnikatelská činnost a podle toho k ní přistupuje, pro ostatní podniky je ERP a další činnosti (účetnictví, mzdy, IT, ostraha …) pouze činností podpůrnou.
  • Nezávislost na vlastních zaměstnancích. Poskytovatel cloudu neodjede na dovolenou, neonemocní … Kolikrát se již stalo, že IT pracovníci vydírali svého zaměstnavatele hrozbou hromadného odchodu atd.
  • Sociální sítě. Cloudové technologie umožňují snadnější integraci sociálních sítí.

Nevýhody cloudu

Cloud však nemá jen výhody, jak se však ukáže, ne každá zdánlivá nevýhoda je nevýhodou skutečnou.

  • Funkcionalita. Nutno si odpovědět na otázku, je-li práce v systému přes webový prohlížeč stejně rychlá, pohodlná a efektivní jako práce na klientské stanici tradičního ERP systému. Funkcionalita cloudových řešení v mnoha oblastech zatím nedosahuje úrovně standardních ERP.
  • Systém a data nemá zákazník pod přímou kontrolou, jsou uložené mimo podnik. Podrobněji popsáno dále v této kapitole.
  • Může nastat problém s rychlostí systému při velkém objemu přenášených dat (např. pokud často přenášíme výkresy v CAD programech apod.). Cloudové ERP vyžaduje opravdu kvalitní, rychlé a spolehlivé připojení k internetu.
  • Integrace. Jistě máte v podniku i další systémy, budou dobře komunikovat s ERP v cloudu? Bude možné vytvořit kvalitní a spolehlivé rozhraní? Jak velké objemy dat budou posílány? Bude rychlost dostatečná?
  • Customizace: do jaké míry lze cloudový ERP customizovat podle potřeb či požadavků (ano, tyto pojmy mohou nabývat zcela odlišného významu) zákazníka? “Víte, my jsme taková specifická firma” slýcháme zhruba u každého druhého zákazníka. Předpokládejme, že vaše specifičnost je vaší konkurenční výhodou. V čem jste tedy specifičtí: ve financích a mzdách? To asi ne. V logistice? V marketingu? V obchodu? Troufám si tvrdit, že firma může být skutečně specifická v jedné, dvou, maximálně třech oblastech, ale v ostatních oblastech může být provozována podle oborových best practices a tyto by měly být obsaženy už v tom, jak je ERP systém vytvořen a nastaven.
  • Závislost na dodavateli/poskytovateli. Ano, podnik je skutečně zcela závislý na poskytovateli svého cloudového ERP. Na druhou stranu i v případě tradičního on-premise ERP je podnik téměř zcela závislý na svém dodavateli, rozdíl je jen v tom, že pokud zmizí ze světa poskytovatel cloudu (ponechme stranou otázku, proč by to dělal, pokud má fungující a platící zákazníky), ERP systém se “vypne” ihned, zatímco tradiční ERP systém bude v takovém případě fungovat ještě po nějaký čas, přinejmenším do nejbližší legislativní změny, kterou už ale nebude mít kdo do systému zavést a tak podniku stejně nezbyde, než si pořídit jiné řešení. Nezapomínejme, že cloudové ERP má podnik pouze v pronájmu, pronájem lze ukončit a zařídit si ho jinde, na druhou stranu si nezastírejme, že počáteční nastavení nového pronajatého ERP a jeho naplnění daty je poměrně náročné, obzvláště kdyby se mělo přecházet v průběhu účetního období.
  • Hardware není možné využít pro jiné aplikace, které v podniku máme.

Bojím se mít data uložená mimo podnik …

Ano, je to trochu divný pocit, když si mám dát svá data “někam”, ani pořádně nevím, kam, co když jsou na serveru v Indii? Tento strach je pochopitelný, ale ne zcela podložený. Drtivá většina úniků dat je totiž způsobena kým? No přece vlastními zaměstnanci! Kolikrát jste slyšeli o tom, že si konkurence najala hackera, aby jiné firmě ukradl jejich cenná data? To je zbytečně složité, není prostě jednodušší podplatit někoho z vaší firmy a ta data získat zevnitř? Je smluvně ošetřený, technologicky kvalitně zabezpečený cloud větším rizikem, než citlivá data přenášená na flash discích, v notebocích nebo jsou-li posílána e-mailem?
Je zcela evidentní, že firma, která poskytuje cloud a u které na bezpečnosti jejich řešení závisí jejich reputace a tím i existence, bude mít mnohem přísnější bezpečnostní standardy než běžná firma, pro kterou je IT pouhou podpůrnou činností, která jen “žere peníze”. V neposlední řadě je možné opravdu cenná data uložit mimo cloud v nějakém systému uvnitř firmy. Mimochodem jakou máte záruku, že váš zaměstnanec ta data nezkopíruje a někomu neprodá?
Dnes už se nikdo nepozastaví nad outsourcingem mezd nebo účetnictví – nikomu není divné, že vysoce citlivá data zpracovává externí firma a u ERP systémů k tomuto stavu určitě jednou dojdeme také.

Přehledné srovnání obou variant

Klasické ERP – v podniku zákazníka

ERP v cloudu

Vše je uloženo v podniku pod přímou kontrolou

  • servery
  • software
  • data
Vše je uloženo u poskytovatele služby mimo přímou kontrolu podniku
Velká počáteční investice

  • licence systému
  • implementační služby dodavatele
  • hardware atd.
Minimální počáteční investice
Žádné měsíční poplatky za samotné ERP, platí se ovšem aktualizační poplatky, hot-line a údržba Pravidelné měsíční poplatky za pronájem
Hardware je možné používat i pro jiné aplikace než jen ERP
  • Pořízení hardware,
  • údržbu,
  • upgrady,
  • technické problémy apod.

si podnik musí zajistit sám nebo prostřednictvím dodavatele ERP

Zařizuje poskytovatel
Nižší úroveň zabezpečení dat Vysoká úroveň zabezpečení dat
Nutná podpora IT pracovníků firmy Je třeba méně IT pracovníků
Stačí standardní připojení k internetu, případný výpadek nezpůsobí větší problém Je třeba kvalitní a spolehlivé připojení k internetu, výpadek připojení znamená naprostou nedostupnost ERP systému
Zákazník je majitelem software Zákazník je nájemcem software
Plná funkcionalita, ergonomické ovládání, rychlý provoz Funkcionalita obvykle na nižší úrovni
Závislost na dodavateli: silná Totální
Obvykle plně integrovatelný s dalšími systémy v podniku Omezená integrace
Omezená flexibilita a škálovatenost Velmi flexibilní a škálovatelný

 

Tradiční ERP vs. ERP v cloudu – podle čeho se rozhodovat?

Rozhodně nesouhlasím s názorem, že pořídit si v dnešní době tradiční on-premise ERP, tzn. ne v cloudu, je zastaralé a nesmyslné, pro každou z variant musí být validní obchodní důvody. Při rozhodování se o tom, zda zvolit tradiční ERP nebo cloudové ERP, je nutné vzít mimo jiné v úvahu (správně jste si všimli, že tato kapitola je jen opakováním toho důležitého z předchozích kapitol):

  • Funkcionalita a pokrytí našich skutečných potřeb. Toto je naprosto zásadní kritérium – je zcela lhostejné, na jaké technologii ERP funguje, pokud právě toto řešení nejlépe podporuje naše současné a budoucí potřeby. Pochopitelně si nezvolíme technologii, u které je jasný sestupný trend a riziko, že za několik málo let už vůbec nebude existovat.
  • Zhodnoťme, co již máme: existující infrastruktura (sítě, servery …), IT pracovníci a jejich znalosti a zkušenosti, prostory atd. Máme-li skvělou infrastrukturu a IT oddělení, nejspíš bude klasické ERP naší volbou, nemáme-li nic, pravděpodobně zvolíme cloud.
  • Jakou požadujeme přímou kontrolu nad ERP a daty – jsme ochotni připustit, že naše data budou uložena mimo firmu? Požadujeme přímou kontrolu nad servery a chceme software vlastnit?
  • Počet uživatelů
  • Kvalita připojení k internetu (rychlost, spolehlivost)

 

Celkové náklady na vlastnictví (TCO – Total Cost of Ownership)

Cena ERP systému je pochopitelně velmi důležitou součástí rozhodování, jakou variantu zvolit. Zde se nesmíme uchýlit k chybnému výpočtu a zahrnout např. jen licence a implementační služby, je třeba si spočítat celkové náklady obou variant. Celkové náklady na vlastnictví čehokoliv jsou souhrnem VŠECH nákladů včetně interních, které jsou na pořízení a provoz předmětu vlastnictví vynaloženy, takže použiji-li příklad, kterému každý bude rozumět, tedy osobní automobil, pak do celkových nákladů na jeho vlastnictví bude patřit pořizovací cena, pojištění, servis, pohonné hmoty, doplňky atd. Také v případě ERP systému je nutné si zkalkulovat, kolik nás jedna či druhá varianta bude stát peněz, je nutno si spočítat celkové náklady na vlastnictví obou variant v horizontu nejméně 3, raději však 5 let.

  • Do nákladů na klasické ERP musíme započíst licenční poplatky, cenu implementace, cenu údržby – aktualizační poplatky, externí konzultační a customizační služby, náklady na infrastrukturu, upgrady všech komponent systému, interní náklady atd.
  • Do nákladů na cloudové ERP započítáme nájemné a případné další náklady včetně interních.

Sečteme tyto náklady – respektive odhady těchto nákladů – za požadované období a získáme tím odhadované celkové náklady na vlastnictví jednoho i druhého typu ERP.

Lze přejít na cloudové řešení a ponechat si stávající ERP systém?

Toto je velmi legitimní a logická otázka: mám svůj vlastní ERP systém nainstalovaný u nás v podniku a zajímá mě, bylo-li by možné ho provozovat formou cloudu. Lze si představit, že jsem se stávajícím dodavatelem i se samotným ERP systémem spokojený (případně se obávám, že by to s jiným bylo ještě horší …), ale chtěl bych využít některé z výhod cloudového řešení.

Budu se opakovat, ale jako první je nutné si položit otázku “jaký je obchodní důvod pro takovou změnu – co nám to přinese?”. Pokud skutečně dojdeme k závěru podpořenému čísly, že taková změna má smysl, nezbývá než se zeptat svého stávajícího dodavatele, zda tuto formu provozu jeho systému podporuje a za jakých podmínek. Průzkum u českých dodavatelů si teprve budeme dělat, ale podle zkušeností z minulých let, kdy pronájmy ERP systémů formou ASP apod. byly k dispozici, ale konzervativní zákazníci v ČR a SR si raději pořizovali systémy na své servery, se nedomníváme, že nabídka ERP cloudů v našem regionu bude nějak závratná, zatím víme jen o několika firmách, které toto řešení poskytují. Je to logické – proč se věnovat něčemu, o co zákazník zatím nemá příliš zájem?

benda cloud 2

 

 

 

 

Pro koho je cloudové ERP vhodné?

Ještě jednou zopakuji, že hlavní je pokrytí skutečných potřeb konkrétního podniku. Z výše uvedeného vyplývá, že obecně je ERP v cloudu obvykle vhodné

  • pro menší a střední firmy,
  • pro start-upy,
  • pro firmy s méně složitými procesy,
  • pro skupiny firem,
  • pro firmy bez vlastního IT oddělení.

Každý podnik je však nutné posuzovat individuálně.

Cloudcatalyst

Závěrem se jen stručně zmíním o Cloudcatalystu. Jedná se o projekt financovaný Evropskou Unií, jehož cílem je podpora cloudových řešení na trhu v Evropě, snaha o identifikaci bariér pro přijetí cloudu a poskytnutí nástrojů pro rozvoj cloudu v regionu. Věřme, že se bude jednat o skutečnou podporu nejen na papíře …

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *